SAGA

Masalah awal

Pengajuan cuti ASN berjalan lewat aplikasi kepegawaian. Pegawai membuka aplikasi, mengisi formulir, lalu menunggu. Sebelum itu ia harus tahu tiga hal yang tidak ada di kepalanya: sisa cuti tahunannya, apakah ada usulan yang masih berjalan, dan siapa atasan yang berwenang menyetujui.

Ketiganya tidak gampang dijawab sendiri. Saldo cuti tahunan bergulir tiga tahun dan yang tertua dipakai lebih dulu. Atasan yang menyetujui ditentukan jenis unit kerja, jadi pegawai puskesmas, pegawai kelurahan, dan guru tidak berjalan ke orang yang sama. Untuk cuti sakit dan cuti melahirkan masih ada berkas pendukung yang harus dipindai lalu diunggah.

Sekali pengajuan diperkirakan menghabiskan 15 menit. Angka itu perkiraan pemilik sistem, bukan hasil pengukuran.

Yang kami lakukan

Aturan cutinya dirapikan lebih dulu menjadi basis pengetahuan: enam jenis cuti beserta syaratnya masing-masing, cara saldo tahunan dihitung, dan aturan siapa menyetujui siapa. Jawaban SAGA karena itu mengikuti ketentuan yang benar-benar berlaku, bukan ingatan model.

Kanalnya WhatsApp, bukan aplikasi baru. SAGA juga tidak menyimpan data cutinya sendiri. Ia menulis ke aplikasi kepegawaian yang sudah dipakai, jadi pengajuannya masuk sebagai berkas asli di sana, bukan salinan yang harus dicocokkan belakangan.

Urutannya dikunci. Sebelum satu pengajuan boleh dikirim, kelayakannya diperiksa lebih dulu: jenis cuti, tanggal, lama cuti, sisa saldo, usulan yang sedang berjalan, nama atasan yang menyetujui, dan berkas yang diperlukan. Pemeriksaan itu dipaksa di kode, bukan dititipkan ke instruksi. Kalau pemeriksaannya belum pernah dijalankan untuk jenis cuti dan tanggal yang persis sama, pengajuannya ditolak sebelum menyentuh jaringan.

Setelah itu ringkasannya dibacakan, lalu pegawai menulis “KIRIM” di pesan terpisah. Kata “ya” tidak cukup, dan “kirim” yang terselip di tengah kalimat juga tidak. Ini satu-satunya tindakan yang mengubah data, jadi pintunya sengaja dibuat sempit.

Berkas pendukung dikirim sebagai foto di percakapan yang sama. Berkas itu ditahan paling lama 30 menit dan tidak pernah ditulis ke disk, lalu dilampirkan begitu pengajuannya punya nomor. Yang dikirim sebagai identitas adalah NIP dari nomor yang sudah terikat, bukan nomor telepon, dan bukan nilai yang boleh diisi model.

Hasil

Satu pengajuan cuti sekarang diperkirakan selesai dalam 1 menit, dari pegawai menyebut keperluannya sampai pengajuannya terkirim. Dibanding perkiraan 15 menit sebelumnya, selisihnya 14 menit, atau 93 persen. Ketiga angka itu perkiraan pemilik sistem.

Yang berubah bukan cuma waktunya. Sisa cuti, usulan yang sedang berjalan, dan nama atasan yang menyetujui dibaca dari sistem saat itu juga, jadi pegawai tidak lagi menebak lalu diperbaiki di tengah jalan. Dulu isian yang salah baru ketahuan setelah berkasnya berjalan. Sekarang ketahuan sebelum berkasnya dikirim.

Statusnya bisa ditanyakan di percakapan yang sama. Pengajuan berjalan dua tahap, yaitu verifikasi atasan langsung, lalu verifikasi BKPP. Saldo cutinya baru dipotong setelah disetujui, bukan saat diajukan.

Cara angka diukur

Angka 15 menit dan 1 menit adalah perkiraan pemilik sistem pada 20 September 2026. Keduanya belum pernah diukur dari log, dan belum ada pencatatan sebelum-sesudah untuk layanan ini.

Angka 93 persen dihitung dari keduanya: 15 menit dikurangi 1 menit adalah 14 menit, dan 14 dibagi 15 adalah 93,3 persen, dibulatkan ke bawah menjadi 93.

Enam jenis cuti dan dua tahap verifikasi bukan angka lapangan. Keduanya ketentuan yang dipakai aplikasi kepegawaian, jadi nilainya tetap selama aturannya tidak berubah.

Kalau waktunya nanti benar-benar diukur, ganti angkanya di sini dan tulis periode pengukurannya.