Cara kerja
Dibangun sesuai temuan audit, lalu kami jalankan
Setelah AI Audit, sistem dirakit mengikuti workflow nyata Anda, bukan paket jadi, lalu kami operasikan dan tinjau berkala.
Setelah audit
Dibangun, dilatih, dijalankan, ditinjau
Implementasi: agen dirakit sesuai workflow
Sistem berangkat dari workflow yang dipilih di audit, disambungkan ke aplikasi yang sudah Anda pakai, dan hak aksesnya diatur per peran. Dijalankan berdampingan dengan cara lama dulu supaya hasilnya bisa dibandingkan langsung.
Pelatihan & adaptasi 45 hari
Pegawai Anda didampingi memakai sistem barunya, bukan hanya diberi panduan sekali lalu ditinggal. Empat puluh lima hari adalah rentang yang kami pakai sampai cara kerja barunya jadi kebiasaan, bukan sesuatu yang masih perlu diingat-ingat.
Pengelolaan bulanan
Pemantauan, perbaikan, dan penyesuaian jadi tanggung jawab kami, termasuk server, pembaruan, dan penanganan gangguan. Anda menerima laporan kinerja tiap bulan, tanpa perlu tim IT sendiri.
Review tiap tiga bulan
Hasil ditinjau bersama: apa yang menghemat waktu, apa yang perlu disetel. Workflow berikutnya masuk kembali ke tahap implementasi, siklus yang sama, satu proses setiap kali.
Yang membuat jawaban agen benar menurut aturan Anda
Jawaban yang benar menurut aturan di tempat Anda
Benar secara umum tidak cukup. Yang dibutuhkan benar menurut ketentuan yang berlaku di tempat Anda.
- Yang dirapikan
- Peraturan daerah, SOP tiap layanan, struktur tarif, dan format dokumen yang Anda pakai
- Kenapa perlu
- Model bahasa tahu banyak hal umum dan nol ketentuan yang berlaku di daerah Anda
- Yang kami jaga
- Basis ini ikut diperbarui selama sistemnya masih berjalan
Model bahasa tahu banyak hal umum dan tidak tahu satu pun ketentuan yang berlaku di daerah Anda. Tanpa dirapikan lebih dulu, jawabannya akan terdengar meyakinkan dan keliru. Keliru yang meyakinkan lebih berbahaya daripada tidak menjawab sama sekali.
Karena itu peraturan daerah, SOP tiap layanan, struktur tarif, dan format dokumen yang Anda pakai dirapikan lebih dulu menjadi satu basis pengetahuan. Ketentuan berubah dari waktu ke waktu, dan basis ini ikut kami perbarui selama sistemnya masih berjalan.
Bahan yang masuk bukan cuma dokumen. Yang sering paling menentukan justru yang tidak tertulis: pengecualian yang sudah jadi kebiasaan, dan tafsir yang dipakai unit Anda saat aturannya bisa dibaca dua arah. Itu kami tanyakan lalu ditulis, supaya jawabannya tidak bergantung pada siapa yang bertugas.
Tiap jawaban bisa ditelusuri sampai ke sumbernya: pasal mana, SOP nomor berapa. Kalau warga membantah, petugas tidak perlu menebak dari mana jawaban itu datang.
Yang tidak ada di basis pengetahuan tidak dijawab. Agen mengatakan tidak tahu dan mengalihkan ke petugas. Itu lebih baik daripada jawaban karangan yang terdengar benar.
Yang Anda terima: jawaban yang mengikuti aturan yang benar-benar berlaku, dan tetap begitu saat aturannya berubah.
Hak akses, jejak audit, dan titik persetujuan
Otomasi yang bisa dijelaskan saat diperiksa
Yang membuat agen boleh mengerjakan, bukan cuma menjawab.
- Hak akses
- Diatur per peran, bukan per orang
- Jejak audit
- Siapa yang memicu, data apa yang berubah, dan kapan
- Titik berhenti
- Tindakan yang menyentuh data atau uang menunggu persetujuan petugas
Agen yang hanya menjawab tidak menghemat jam kerja. Yang menghemat adalah agen yang mengerjakan, dan agen yang mengerjakan hanya layak dipasang kalau setiap tindakannya bisa dipertanggungjawabkan.
Hak akses diatur per peran. Tiap tindakan dicatat beserta siapa yang memicunya dan data apa yang berubah. Tindakan yang menyentuh data atau uang menunggu persetujuan petugas lebih dulu. Dan agennya bisa dihentikan sewaktu-waktu tanpa menunggu kami.
Yang diperiksa nanti bukan kecanggihan sistemnya, melainkan apakah tiap perubahan data bisa dijelaskan siapa penyebabnya. Sistem yang tidak bisa menjawab itu tidak akan bertahan sampai perpanjangan anggaran, sebagus apa pun kerjanya.
Catatannya dibaca petugas Anda sendiri, bukan cuma kami. Kalau ada yang perlu dijelaskan ke pemeriksa, datanya diambil dari sistem Anda tanpa menunggu kami membukanya.
Dan agennya bisa dihentikan sewaktu-waktu dari sisi Anda. Tombol berhenti yang perlu menghubungi vendor bukan tombol berhenti.
Yang Anda terima: otomasi yang bisa dijelaskan saat diperiksa, bukan hanya saat berjalan lancar.
Empat tingkat, disepakati di depan
Batasnya disepakati sebelum sistemnya dibangun
Batasnya ditentukan bersama sejak awal, bukan setelah ada yang keliru.
Menjawab
Agen membaca dan menjelaskan. Tidak ada data yang berubah.
- Batasnya
- Tidak ada data yang berubah, sekalipun agen tahu caranya.
- Yang pantas di sini
- Pertanyaan tarif, syarat, dan status berkas.
Menyarankan
Agen menyusun draf atau menandai yang menyimpang. Anda yang memutuskan.
- Batasnya
- Draf tetap perlu dibuka dan disetujui orang.
- Yang pantas di sini
- Menyusun disposisi, menandai berkas yang menyimpang.
Mengerjakan setelah disetujui
Agen menyiapkan tindakannya dan menunggu petugas menyetujui sebelum dijalankan.
- Batasnya
- Berhenti dan menunggu di tiap tindakan yang menyentuh data atau uang.
- Yang pantas di sini
- Pembayaran, perubahan status berkas, pengiriman dokumen resmi.
Mengerjakan sendiri
Agen bertindak tanpa menunggu. Hanya untuk pekerjaan yang polanya sudah terbukti, selalu dengan catatan lengkap dan cara menghentikan.
- Batasnya
- Hanya untuk pekerjaan yang polanya sudah terbukti, dan selalu bisa dihentikan.
- Yang pantas di sini
- Rekonsiliasi harian, pemberitahuan terjadwal, penarikan data rutin.
Tingkat tidak dipilih sekali untuk seluruh sistem. Satu agen bisa menjawab sendiri soal tarif, tetapi menunggu persetujuan saat menghapus tunggakan. Yang disepakati tingkat per jenis tindakan, bukan per agen.
Menaikkan tingkat butuh dua hal: polanya sudah berjalan cukup lama tanpa kejutan, dan jejak auditnya sudah terbukti terbaca. Tanpa yang kedua, tingkat empat cuma memindahkan risiko tanpa memindahkan tanggung jawab.
Mulai dari satu workflow, lalu kami jalankan.
Ceritakan prosesnya dalam Diskusi 30 menit. Semuanya berangkat dari AI Audit lebih dulu.